NOVICA

V torek, 20. 6., so na Tovarni podjemov izpeljali delavnico z naslovom »Produktivnost in upravljanje s časom«. S startupovci in drugimi vedoželjnimi je svoje izkušnje in misli delil Blaž Kos. Govora je bilo o ključnih stvareh za povečanje produktivnosti in kako upravljati svoj delovni in osebni čas.
 

V življenju in tudi poslovnem svetu sta ključni dve stvari - delo in odnosi. Pri delu moramo početi nekaj, kar nas veseli, pri čemer moramo biti osredotočeni na dejansko ustvarjanje vrednosti, da doprinašamo skupnosti in za to dobimo tudi plačilo. Na drugi strani so odnosi, saj je brez dobrih odnosov nemogoče biti produktiven. Dobri odnosi so najboljša podlaga za dobro produktivnost: omogočajo nam namreč večje tveganje, saj imamo ljudi, ki nam stojijo ob strani. Če so odnosi slabi, smo slabe volje in posledično tudi manj produktivni.
 

Vsako delo si lahko naredimo dovolj zanimivo, da lahko vsak dan pridemo v službo z veseljem in smo srečni, posledično pa tudi veliko bolj produktivni. Pri odnosih si skušamo zagotoviti čim boljšo skupnost, ljudi, s katerimi lahko čim bolj konstruktivno delamo. Za visoko produktivnost morata obe komponenti ustrezno delovati. Večina organizacij propade, ko se začnejo notranja trenja. Ko ni več notranje skladnosti, pade produktivnost, padejo rezultati in zadeva več ne deluje.

Kaj sploh je produktivnost? Produktivnost ima tri elemente. Prvi element je koliko časa nečemu posvetimo. Vsi imamo na voljo 24 ur in v tem času se odločimo, koliko časa bomo čemu posvetili. Druga zadeva, ki močno vpliva na vašo produktivnost, so veščine. Z novimi veščinami lahko produktivnost bistveno povečamo. Možnosti za povečanje veščin je neskončno. Zadnji element so prioritete. Pri postavljanju prioritet si moramo postaviti vprašanje: Kaj ne more početi nihče drug razen mene? Odločiti se moramo, kaj bomo počeli v nekem dnevu. Imamo dve možnosti, ali bomo delali aktivnosti z visoko ali nizko vrednostjo. Katere aktivnosti so ključne za uspeh vašega posla oz. podjetja, v katerem ste zaposleni? Aktivnosti, ki v podjetništvu prinašajo resno dodano vrednost, sta samo inoviranje in trženje. Potrebno je ustvarjanje vrednosti produktov oz. storitev. Kdaj ustvarjamo vrednost? Ko nam nekdo plačuje fakture.

»Time wasters are all activities you do during the day that lead to no real progress.«
 

Glavni del »time managementa« ali upravljanja s časom je zamenjati svojo perspektivo iz reaktivnega odnosa z vašim okoljem s proaktivnim odnosom. Če smo reaktivni, se odzivamo na dražljaje iz okolja – nimamo kontrole nad situacijo. Pri proaktivnem odnosu sami izberemo oz. narekujemo komunikacijo. Sami se sprašujemo, kako si bomo organizirali dan. 
 

1. E-mail

Zakaj smo tako radi na e-mailu? Daje nam lažen občutek produktivnosti, počutimo se kot, da smo nekaj naredili. 
 

2. Direktna sporočila

Obvestila različnih aplikacij so ena večjih motilcev pozornosti in produktivnosti na delovnem mestu. Blažev nasvet je, da zbrišite aplikacije, katerih ne uporabljate. Za tiste, ki pa jih uporabljajte – izklopite obvestila in odgovarjajte, ko imate čas za to.
 

3. Sestanki

Zmanjšajte število sestankov. Poskušajte določiti s kom se splača dobiti na sestanku in s kom ne. Sestanek je smiselno organizirati, ko skušamo z nekom graditi odnos. Skušajte predlagati alternativo za sestanek, pogovorite se po telefonu ali preko katerega drugega komunikacijskega kanala. Če pa že pride do sestanka, ga je potrebno predhodno strukturirati in temu potem tudi slediti. 50 % sestankov je popolnoma nepotrebnih.
 

4. Socialna omrežja

Uporabljajte socialna omrežja za prave stvari, bodite na pravi strani ekrana. Ohranite bližnje prijatelje, za katere vas res zanima, kaj se z njimi dogaja. Prav tako je potrebno zmanjšati število socialnih omrežij. Uporabljajte socialna omrežja za prave stvari, promocijo produktov oz. storitev.
 

5. Dnevne novice

Članki na novičarskih portalih so postali nekakovostni, nepreverjeni. Novice bodo prišle do vas tako ali drugače. Ne zgubljajte časa z branjem slabih člankov in negativnih novic. Namesto tega raje berite kakovostne knjige. 
 

6. Pametni telefoni in tablice

Vse distrakcije so zbrane na enem mestu. Super zadeva je, če lahko greste s pametnega telefona nazaj na starejše naprave. Če se to ne da, skušajte zmanjšati število aplikacij na vaši pametni napravi in izklopite vsa obvestila. Pametni telefon poskusite spremeniti v napravo za učenje.
 

7. Konference

Konference in izobraževanja so koristni v nekaj primerih. Prvi je, ko potrebujete motivacijo, da greste pridobivati znanje in se zabavati. Druga zadeva je, če skušate tam nekomu nekaj prodati. Če greste na konference z nekimi ne tehtnimi razlogi, je to izguba časa.
 

8. Logistika

Zmanjšajte poti na minimum. Organizirajte si sestanke na podobnih mestih hkrati, da ne zapravljate časa za prevoz po nepotrebnem. Medtem ko ste na poti, poslušajte avdio knjige ali podcaste. Poskušajte se izogniti gneči na cesti.
 

9. »In-between time« in »motion«

Zmanjšajte čakanje pri različnih stvareh. Imejte hiter računalnik, da ne čakate, da se zažene. Ne izgubljajte časa s čakanjem na ljudi in ne pritiskajte »snooze« gumba ob jutranji budilki.
 

10. TV, filmi, igrice in brskanje po spletu

Vsi potrebujemo nekaj malega razvedrila, ampak ne ves čas. Televizija ni več nič drugega kot pa oglaševalski kanal. Ko gledate televizijo, ne živite svojega življenja, ampak ga zapravljate. Ljudje na drugi strani ekrana pa živijo svoje sanjsko življenje. Enako velja za preostale »razvedrilne« kanale.

Pomembno je, da pridete v »flow« in delate 2 uri brez distrakcij ter v tem času opravite najpomembnejše naloge. Po tem »flowu« si vzemite 20 do 30 minut premora. Nekaj pojejte, se pretegnite ali pojdite na sprehod. Če začnete z enim »flowom« in kasneje preidete na 2 ali celo 3 na dan, ste naredili izjemen korak naprej pri vaši produktivnosti.
 

Identificirajte svoje največje distrakcije. Ne računajte na svojo samodisciplino. Naredite sistem, ki vam bo pomagal eliminirati vse motnje. Na vrata namestite napis »Ne moti«, izklopite telefon, blokirajte vse »zabavne« spletne strani in zaprite e-mail.
 

Negativni ljudje so zelo neugodna motnja v vašem življenju. Takšni ljudje lahko uničijo celotno ekipo in iz vas posrkajo energijo. 
 

Pomembna je tudi dobra komunikacija. Če je komunikacija v organizaciji slaba, to privede do slabe produktivnosti. Zato je potreben močan, dober vodstveni kader. Potrebno je zmanjšati politiko in zvišati izvedbo oz. »performance«.  Pomembna je transparentna komunikacija in le s tem lahko imamo zadovoljne zaposlene.
 

Razdelite si naloge med pomembne in nujne. Uspešni ljudje se fokusirajo na pomembne naloge. Na pomembnih nalogah bi morali delati 80 % svojega časa. Prav tako si organizirajte seznam svojih nalog.
 

Za konec so udeleženci prejeli še nekaj drugih praktičnih nasvetov za doseganje večje produktivnosti. 
 

Sledila so vprašanja udeležencev, na katera je Blaž Kos z veseljem odgovoril.

Blaž Kos je v preteklih 12 letih aktivno sodeloval pri razvoju startup ekosistema, tveganega kapitala in konkurenčnega poslovnega okolja v Sloveniji ter Jugovzhodni Evropi. Pomagal je pri vzpostavitvi univerzitetnih inkubatorjev in tehnoloških parkov, upravljal mrežo poslovnih angelov in sklad tveganega kapitala ter zasnoval prvi javno-zasebni podjetniški pospeševalnik. 

 

Poleg tega Blaž Kos svetuje podjetjem in organizacijam pri večanju inovativnosti, produktivnosti in uporabi sodobnih tehnologij, piše pa tudi blog AgileLeanLife o psihologiji, agilnem vodenju in vitkem podjetništvu. Njegov blog je bil izbran med 50 najboljših blogov na svetu v kategoriji osebne in poslovne rasti. Več na www.agileleanlife.com.